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La funzionalità di Self-CheckIn permette l'accettazione automatica dei visitatori e/o la loro registrazione tramite un tablet fornito da Solari di Udine S.p.A. e messo a disposizione delle portinerie.
Per poter utilizzare i tablet per l’accettazione, questi devono essere correttamente configurati inserendo i dati di configurazione degli stessi e impostando le preferenze di SelfCheckIn.
La procedura di Self-CheckIn ha più scenari di utilizzo, qui di seguito riportiamo alcuni esempi:
| • | Sola registrazione nuovi visitatori: il tablet può essere utilizzato per registrare i nuovi visitatori che si presentano in azienda. Questi, una volta completata la fase di registrazione, possono essere indirizzati verso la portineria più vicina; |
| • | Registrazione visitatore e creazione accredito: con questa modalità si permette al visitatore, completata la fase di registrazione, di scegliere il dipendente da visitare. Una volta completata questa operazione sarà indirizzato verso la portineria più vicina dove potrà completare le pratiche di ingresso in azienda (consegna badge ecc.); |
| • | Accettazione accrediti preinseriti: è la modalità di utilizzo più completa, consente l'utilizzo del dispositivo per l'accettazione di accrediti inseriti precedentemente dalla portineria o dai singoli dipendenti. Con questa modalità, il visitatore che si presenta al check-in, può completare/integrare i propri dati anagrafici, confermare il suo arrivo e contribuire a un notevole alleggerimento del lavoro della reception, che dovrà consegnare il badge e utilizzare l'accredito per registrare la visita (Vedi "Inserimento visita"). |
| • | Nel caso di aziende che non prevedono l’utilizzo del badge visitatore per l’ingresso nelle loro sedi (opzione “Visitatori non timbranti” di Check&In), la procedura di Self-CheckIn, come nel caso precedente, permette la completa registrazione del visitatore, ma, in tale caso, verrà creata direttamente una visita e il visitatore potrà direttamente accedere ai locali aziendali (vedi sezione Self-CheckIn - Impostazioni Generali (Visitatori non timbranti)). |
Nota bene: al momento la procedura di Self-CheckIn, a meno di quest’ultimo caso di utilizzo, permette solamente la generazione/conferma degli accrediti. Non supporta la generazione delle visite con rilascio automatico del badge di ingresso.
Quest'ultima funzionalità è ancora riservata alle portinerie fisiche che, grazie ai dati ricevuti dal Self-CheckIn, potranno velocizzare la procedura di inizio visita.
Oltre alla funzionalità di CheckIn, è presente (opzionalmente) la funzionalità di CheckOut che permette al visitatore di gestire in autonomia anche la procedura di fine accredito. Anche per il CheckOut l'utente ha la possibilità di scegliere con quale modalità identificarsi per portare a termine la procedura d'uscita. Questa procedura, di fatto, va a chiudere l’eventuale visita presente per il visitatore in questione.
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