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L’operatore di portineria ha nella pagine iniziale di Check&In tutti gli strumenti necessari alla registrazione di visite e di nuovi nominativi.
Le operazioni a cura dell'operatore di portineria tipicamente seguono il seguente schema:
| ▪ | richiesta di ingresso. Il visitatore si presenta presso la portineria e richiede di poter accedere ad un unità di pianta/reparto dell'azienda. |
| ▪ | ricerca dati del visitatore. L'operatore inizia l'immissione dei dati digitando il nominativo del visitatore. Se tale nominativo è già presente nel database (visitatore ricorrente), viene automaticamente richiamato assieme ai dati anagrafici ed ai dati dell'ultima visita compiuta mediante una ricerca incrementale sul cognome. |
| ▪ | verifica dati visitatore. Se il nominativo esiste nell'archivio visitatori del sistema, l'addetto di portineria verifica che i dati del documento presentato dal visitatore corrispondano ai dati anagrafici memorizzati in archivio (data di nascita, comune di nascita, ditta di appartenenza, ultima policy di accesso utilizzata). Viceversa, se il nominativo non viene trovato nell'archivio anagrafico, si deve procedere manualmente all'immissione dei campi obbligatori relativi allo stesso. |
| ▪ | contatto per autorizzazione. L'operatore effettua una chiamata telefonica per richiedere l'autorizzazione all'ingresso del visitatore da parte del dipendente coinvolto nella visita. |
| ▪ | conferma della visita. Ad autorizzazione avvenuta l'operatore confermerà l'operazione: un nuovo badge viene associato al visitatore ed abilitato sui terminali. I dati della visita vengono archiviati nel database. |
| ▪ | rilascio badge di identificazione. L'operatore di portineria rilascia al visitatore il badge di identificazione. |
| ▪ | ritiro badge di identificazione. Al termine della visita è cura dell'addetto di portineria ritirare il badge di identificazione. |
Le funzionalità di portineria vengono di seguito descritte mediante use cases per dare maggiore accento sulle modalità di interazione.
Significato dello schema d'accesso
Lo schema d'accesso dell'utente di Check&In permette, fra le altre cose, di nascondere i transiti dei dipendenti o dei visitatori nelle procedure della gestione portineria. A tale scopo si interviene sul diritto "Visualizzazione transiti" del privilegio "Dipendenti" e "Visitatori", nella definizione dello Schema d'Accesso. Se tale diritto è concesso (lo è per impostazione predefinita), i transiti della corrispondente categoria di personale sono visibili, altrimenti sono nascosti.
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