L’operatore ricerca un visitatore in tutto l’archivio, tra gli accrediti già definiti o fra le visite in sospeso. Scrivendo il cognome del visitatore, si vedrà una lista con i nominativi corrispondenti e con icone indicanti
| • | se c’è già una visita in corso |
| • | se c’è una visita sospesa |
| • | se c’è un accredito valido (per lui o per la sua ditta) |
Le visite sospese o in corso sono evidenziate solamente se sono state aperte nell’insediamento corrente dell’operatore. Dopo selezionato un nominativo, si clicca su “Inizia visita”. Se c’è una visita in corso, questa viene caricata (vedi chiusura visita); allo stesso modo in caso di visita sospesa o da accredito vengono precaricati i valori già in archivio. Se c’è una visita in corso, ma la visita è stata aperta in un altro insediamento, questa non viene caricata.
Nel caso il visitatore non sia in archivio l’operatore seleziona “Nuovo visitatore” e la maschera di inserimento della visita si aprirà vuota.
La maschera di inserimento
La maschera di inserimento della visita visualizza, in un panello laterale, eventuali messaggi per il visitatore ed eventuali note a lui associate.
I campi da introdurre sono divisi in sezioni
| • | Visitatore |
Se il visitatore è associato ad una ditta e questa è accreditata i valori dell’accredito vengono precaricati.
| • | Documento |
Il documento è obbligatorio se nella classe anagrafica Visitatori non è attiva l’opzione “Considera identificato”; in altre parole bisogna attivare questa opzione per rendere il documento facoltativo.
| • | Badge |
| • | Destinazione - dipendente visitato |
Alla selezione viene proposta come area di destinazione quella associata al dipendente.
Assegnazione del badge e della policy
L’operatore seleziona un badge tra quelli disponibili, lo segna nella maschera e lo consegna al visitatore. Dalla pagina Configurazioni / Impianto / Visite, si può attivare l’assegnazione automatica del badge nelle due modalità: completamente automatica (l’operatore neanche vede la casella del badge), opzionale (l’operatore può inserire il badge oppure, attivando la casella “Assegnazione automatica del badge”, richiedere che venga prodotto dall’applicazione). Dalla pagina Badge/Lista badge si può creare una lista di badge di portineria, cioè badge già pronti solo da consegnare ad inizio visita; quindi in inserimento visite avrò valorizzata la combo del codice badge con tutti i badge portineria (Tipo PVis 
) da poter assegnare.
Oltre al badge, l’operatore seleziona una policy tra quelle in archivio; sono selezionabili solo quelle di pertinenza dell’operatore stesso; nella pagina Configurazione / Impianto / Visite si può definire una policy di default.
Alla conferma la visita viene salvata come in corso.
Dipendente visitato
La sezione “dipendente visitato” contiene le informazioni del dipendente destinatario della visita.
Il campo “insediamento” rappresenta l’insediamento in cui ha luogo la visita. Una volta scelto il dipendente, la pagina carica i dati di “piano”, “stanza” e “telefono” che rappresentano l'ubicazione del dipendente nell'insediamento selezionato. Queste informazioni sono definite, per ogni insediamento, nei dati anagrafici del dipendente.
Nota bene che un dipendente può avere anche più ubicazioni per lo stesso insediamento e in questo caso si prende la prima di queste, senza un criterio particolare, dopodichè l'utente può selezionane un'altra. Bisogna fare attenzione anche ai due parametri legati alla classe di anagrafica "Può ricevere visite" e "Può ricevere visite solo in sede" (uno esclude l'altro), perchè se selezionato il primo, si potranno selezionare tutte i dipendenti, anche quelli privi di insediamento, mentre nell'altro caso, i dipendenti visitabili saranno strettamente legati all'insediamento prescelto
Se è attivo il parametro per la visibilità dei titoli del dipendente, allora nella sottosezione “Altri dati” si vedono i titoli e rispettivi elementi del dipendente. Sono gli stessi dati che si vedono nella scheda anagrafica della persona, ma qui non si possono modificare.